Una ficha técnica define de forma estandarizada las características técnicas de un bien o servicio considerado «común» (homogéneo y de fácil comparación). Al estar estandarizado, distintos proveedores ofertan exactamente lo mismo y la competencia se da principalmente por precio.
Es la base de la subasta inversa electrónica: la entidad selecciona la ficha técnica del producto que necesita del Listado de Bienes y Servicios Comunes, y los postores compiten ofertando el menor precio sobre esa especificación común.
Los TDR y especificaciones técnicas se redactan a medida para cada proceso; la ficha técnica es un estándar preexistente y reutilizable para bienes/servicios comunes.